L’espace d’échanges

Donner son avis et faire circuler les idées.

Les salles de réunions sont essentiel au fonctionnement d’une entreprise, mais c’est aussi un piège organisationnel. Pour éviter les réunions improductives, la fonction de chaque salle de réunion est à repenser. C’est ainsi que les nouveaux espaces de travail sont agencés (parfois de façon modulaire) pour servir des objectifs clairement prédéfinis.

Des salles de réunions confidentielles et chaleureuses.

La première fonction des salles de réunions est l’échange entre les personnes. Que ce soit pour des raisons opérationnelles ou pour organiser des réunions de management, les salles d’entretient doivent avant tout respecter l’intimité et la confidentialité.

salles de réunions

Pour créer un climat de bien être au travail, il est en effet nécessaire que chaque collaborateur puisse s’exprimer en toute sérénité. La pression sociale qu’introduit les espaces ouvert peut ainsi être compensée par ces espaces confidentiels, faciles d’accès, isolés phoniquement.

Les espaces de concentration, si ils sont suffisamment bien conçus peuvent couvrir cet usage. Ils intègrent un mobilier de bureau chaleureux, ronds ou ovale, préservant un espace d’intimité suffisant et pouvant accueillir confortablement 2 à 4 personnes.

Des salles d’accueil

Les salles de réunions peuvent aussi servir à accueillir des visiteurs. Elles sont alors une prolongement de l’espace d’accueil. Ces salles sont en effet elles aussi destinées à recevoir des personnes extérieures à l’entreprise. Que ce soit pour signer un contrat avec un client ou rencontrer un prospect pour la première fois ou mettre en place un partenariat, l’espace de réunion doit inspirer la confiance et être aligné avec les valeurs de votre entreprise.

Pour les salles de réunions, la table Lean meeting de la collection Opendesk

Il est ainsi nécessaire de bien veiller à isoler phoniquement cet espace et de le décorer soigneusement afin qu’il reflète l’image et les valeurs de l’entreprise. Une salle de réunion bien décorée permet en effet de faciliter la conversation et contribue à mettre à l’aise les interlocuteurs.

Les tables de réunion dans ces espaces sont de préférence rondes ou ovales. En effet, ces formes évitent l’opposition et permettent une bonne circulation de l’échange et de la prise de parole.

Des espaces de rangement sont souvent ajoutés. Ils permettent de mettre à disposition des documents ou du matériel tout en laissant l’espace visuellement agréable et bien rangé.

 

Des salles de travail en groupe

Dans les nouvelles organisations, l’usage des espaces collaboratifs essaie de limiter les échanges à la circulation des informations pouvant servir l’avancement du projet de collaboration. Ainsi, des salles de travail en groupe peuvent être proposées afin de réaliser les réunions permettant de prendre des décisions.

L’utilisation d’un espace différencié est un élément important dans les nouveaux types d’organisations. Premièrement, la tenue d’une réunion dans un espace différent limite l’incidence sonore sur le reste des collaborateurs. Ensuite, elle permet de délimiter temporellement les échanges et donc de conduire à des prises de décisions plus rapides.

La durée moyenne des réunions opérationnelles est variable selon les organisations. Pour les plus productives, elle se situe souvent autours de 20 minutes. La préparation en amont et la conservation d’un nombre limité de point de décisions permet d’en optimiser la durée.

La breakout table

Le mobilier présent dans ces salles de réunion joue aussi un rôle important. Il doit permettre de conserver une position d’écoute active encourager à la promptitude. C’est pour cela que les tables de réunion debout sont de plus en plus utilisées. Elles présentent en plus l’avantage de varier la posture et sont donc bénéfiques pour la santé.

Autre solution pour limiter le temps de réunion : certaines entreprises n’hésitent pas à s’aider de la décoration pour créer un espace volontairement peu accueillant.

Exemple de la hell room de la WonderFacory à NewYork

 

Des espaces d’échanges informels

Enfin, un grand nombre d’innovations et d’idées qui améliorent l’organisation naissent de réunions informelles. Ainsi, les nouvelles organisations organisent ces échanges en créant des espaces agréables, qui encouragent à l’échange et à la communication informelle.

Ils sont généralement intégrés à l’espace d’accueil ou de détente. Il peut par exemple s’agir d’un espace recréant une ambiance particulière naturelle, champêtre ou tout simplement la terrasse d’un café.

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Le mobilier utilisé est donc composé de tables plutôt rondes et de chaises ou de tabourets. Certaines tables comme la “Cafe Table” peuvent se combiner pour créer des surfaces plus grandes et s’adapter ainsi spontanément à la formation d’un groupe de discussion plus importants.

 

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