Comment créer un espace collaboratif ?

Créer un espace collaboratif est indispensable dans les nouvelles organisations. Pour réaliser un espace qui répondent aux nouveaux standard, il est toutefois important de respecter quelques règles simples et de s’équiper d’un mobilier adapté.

Principes de base

Le nombre d’espaces collaboratifs nécessaires dans une entreprise ne dépend non plus du nombre de collaborateurs, mais du nombre de projets. En effet, le développement du télétravail ne rend plus systématiquement nécessaire la présence du salarié dans l’entreprise.

Les espaces collaboratifs sont donc dimensionnés en fonction du nombre de personnes collaborant (en moyenne) sur un projet. Cependant pour réussir son projet d’espace collaboratif, voici quelques conseils.

Quelques règles simples :

1. Être organisés en îlots délimités :

   la délimitation peut être physique à l’aide de cloisons, de meubles de rangement ou simplement d’une délimitation au sol (par exemple la couleur de la moquette). Dans tous les cas, il est très important de prendre en considération l’isolation sonore des espaces.

2. . Êtres réglementés :

   Quelques règles simples doivent permettent d’organiser les espaces pour les rendre productifs. Elles concernent généralement le bruit, la propreté de l’espace, la durée d’occupation, les modalités d’attributions, etc… L’objectif de ces règles est d’impliquer tous les utilisateurs de l’espace et d’organiser un consensus autours de son utilisation.

3. Ne pas dépasser 8 personnes :

   Au delà de 8 personnes dans un même espace, la circulation d’information devient généralement difficile et le nombre d’interruptions à tendance à devenir contre-productif.

4. Être dépersonnalisés MAIS décorés :

   L’ambiance de travail est un facteur essentiel dans le bien être au travail. En effet, si les espaces de travail collaboratifs ne sont plus des espaces personnel, l’ambiance créée autour de l’espace à un rôle de plus en plus important. La décoration doit être adaptée au projets réalisés dans les espaces collaboratifs. Par exemple, les projets créatifs nécessiteront une décoration très vive et colorée, alors que les environnements de développement informatique seront plus sobres et  végétaux.

5. Disposer d’un espace d’expression mural :

   Dernier point, l’espace collaboratif doit disposer d’un dispositif permettant d’afficher ou de visualiser des informations partagées. En effet, cet espace est utilisé pour atteindre un objectif. Souvent, les occupants de l’espace auront besoin de partager des informations visuelles pour rester aligner sur cet objectif. Il peut par exemple s’agir des échancres d’un projet, de post-it pour gérer des tâches, ou d’images d’un bief créatif.

Pour créer son espace collaboratif, il est donc nécessaire de bien en définir l’usage. Il est d’ailleurs souvent plus sage d’en confier la conceptions à un architecte d’intérieur. En effet, un espace mal conçu peut au final coûter beaucoup plus cher que la prestation d’un professionnel. Il saura en plus vous conseiller sur les bonnes pratiques et les tendances.