L’openspace est réputé pour favoriser la cohésion d’équipe et la collaboration, nourrir la culture d’entreprise et économiser sur le loyer… mais il a ses inconvénients. Le niveau sonore et le manque de confidentialité d’un espace de travail collaboratif peuvent en effet réduire la productivité et la créativité. Alors, comment optimiser la conception d’un espace de collaboration sans diminuer la productivité ?
Bien qu’il n’y ait pas d’approche unique, voici sept conseils qui vous aideront à créer un espace de travail optimal :
Équilibrer les espaces collectifs et les espaces individuels
Les entreprises se rendent de plus en plus compte qu’elles ont à la fois besoin de zones conçues pour pour la réflexion collective, d’espaces d’entretiens individuels, d’espaces de travail en solo et de lieux de détente favorisant la culture d’entreprise et la socialisation. La quantité de ces espaces dont l’entreprise a besoin varie selon son type d’activité :
- Plus les projets réalisés sont indépendants, plus le nombre d’ilots de travail et de meuble de bureaux de travail en équipes réduites est important.
- Plus les projets nécessitent un environnement calme et sans distraction, plus le nombre d’espaces individuels permettant de s’isoler est important.
- Plus la réalisation des projets est collective, plus la modularité des espaces et de l’agencement mobilier est nécessaire.
En fournissant différents types de zones de travail, vous pouvez donner aux collaborateurs l’option de changer leur environnement tout au long de la journée. Vous pouvez également favoriser le télétravail.
Positionner les espaces collectifs afin de maximiser les interactions
Faire passer les personnes dans l’espace de collaboration pour accéder aux espaces individuels favorise les interactions. Pour cela, un positionnement des espaces privatifs autours des espaces collectifs fonctionne en général assez bien.
Exemple d’un espace de travail partagé à Lyon
Créer des espaces multi-fonction
Les espaces de collaboration peuvent être utilisés pour les réunions, les séances de brainstorming, les points projets ou même comme espace de travail pour les travailleurs nomades. Par exemple, en s’assurant d’une couverture wifi est accessible depuis l’espace cuisine. Ainsi en plus de s’y restaurer, les collaborateurs pourront y tenir des réunions ou l’utiliser comme espace de travail. Vous pouvez aussi élargir les couloirs, y ajouter un canapé et un tableau blanc.
Équiper les salles pour la collaboration
Le Wifi, les vidéoconférences et les tableaux blancs peuvent rendre vos espaces de collaboration plus attractifs. Assurez-vous que les bureaux de ces espaces individuels soient suffisamment grand pour accueillir une chaise supplémentaire, de sorte que deux personnes peuvent s’asseoir ensemble devant un écran d’ordinateur pour réaliser une conf-call par exemple.
Permettre la personnalisation
La personnalisation de l’espace et l’utilisation de rangements privatifs permet à chacun accommoder son environnement en fonction de sa manière de travailler et de ses goûts. Certaines personnes travaillent mieux dans un environnement animé, d’autres pas. La préférence pour le calme ou l’agitation peut aussi changer en fonction du type de tâches effectuées. Les meilleurs environnement de travail incluent des zones conçues pour s’isoler en plus des espaces dédiés à la collaboration, des salles de réunions et des espaces de détentes.
Organisez votre bureau en laissant le choix de différentes zones de travail, permet aux collaborateurs de changer d’environnement selon leur besoins tout au long de la journée. Lorsque l’activité s’y prête, le travail à distance est de plus en plus favorisé par les organisations.
Penser à tout
Le diable de cache dans les détails : éclairage, acoustique, ventilation et température. Un collaborateur à l’aise est un collaborateur heureux, productif et créatif. L’éclairage naturel est à privilégier aux éclairages néons ou LED. L’utilisation de parois acoustiques peut atténuer le bruit de fond des openspaces. Enfin, même si c’est difficile de trouver celle qui convient à tous et toutes, la température est un facteur qui peut améliorer la productivité.
Réduire les interruptions dans l’espace de collaboration
Dans un environnement openspace, les collaborateurs sont plus susceptibles venir frapper sur votre épaule pour demander votre avis ou pour vous proposer d’aller boire un café. Cela peut être génial pour la collaboration, mais aussi assez négatif sur la productivité. Ne vous inquiétez pas, il existe des systèmes et des applications très simple pour réduire ces distractions. Flockd, par exemple, est un objet posé sur le bureau qui avertit les gens quand vous ne voulez pas être interrompu.
