Comment garder vos collaborateurs au bureau sans utiliser de chaines ni de scotch gris.

Si vous sentez que votre espace de travail se vide, que constatez de plus en plus de demandes de travail à distance ou que vos collaborateurs trouvent de plus en plus excuses pour ne pas venir au bureau, c’est qu’il y a certainement une raison, non ?

Une fois que vous avez exclue tous les facteurs évidents comme l’odeur d’un sandwich au thon moisi depuis une semaine dans la poubelle d’un collaborateur en mission, la fête de la musique ou le fait qu’on soit bientôt en période de vacances, demandez vous si votre mobilier de bureau n’est pas un facteur de démotivation.

Que vous évoque la décoration actuelle de votre bureau ?

• Un déménagement qui à mal tourné ?
• Un showroom de mobilier moderne des années 90 ?
• Un centre de tri des déchets parfaitement bien organisé comme sur cette photo ?

D’accord, le design c’est certainement pas si catastrophique, mais n’est-il pas pour autant de nature à démotiver vos collaborateurs ?

Et plus important encore, comment déterminer les ce que vos employés y trouvent de démotivant ?

Pas besoin d’en faire un roman…

Demandez-leur.

Changez pour un espace de travail plus design

Vous verrez que des changements simples dans la conception de votre espace de travail peut faire une grande différence dans le bien être et la motivation des employés, et donc favoriser une meilleure productivité.

Mais par quoi commencer ?

Pour prendre nos décision de manière collaborative, nous utilisons un outil simple et Français de questionnaires en ligne, mais il en existe d’autres comme Typeform ou Google Forms. La version gratuite de ces applications est largement suffisante pour vous permettre d’organiser un vote anonyme. C’est en effet une des meilleure façon d’avoir des retours francs et constructifs sur ce que les collaborateurs pensent vraiment !

Organisez un inventaire réaliste de votre environnement de travail et des meubles dont vous avez besoin.

Pour la refonte de votre espace de travail et potentiellement l’achat de nouveaux meubles de bureaux, nous vous conseillons de considérer les facteurs suivants :

Que fait votre entreprise ? Et la conception de bureau est-elle adaptée à cette mission ?

Plus important encore, découvrir le «Pourquoi» qui sous-tend votre organisation est indispensable pour prendre les bonnes décisions en matière de design et pour faire passer les bon messages et construire l’histoire de votre entreprise. Vous pouvez évidemment vous inspirer du célèbre livre « Commencer par le pourquoi », Simon Sinek et appliquer les concepts qu’il définit directement à votre environnement de travail.

Dans le cas où vous ne l’avez pas lu, vous pourrez l’obtenir ici 

Votre environnement de bureau correspond-il à la culture de votre entreprise? Avez-vous même défini la culture de votre entreprise?

Valeurs x Comportements = Culture

C’est la sauce secrète pour développer une organisation dans la durée. Il est prouvé qu’en construisant un cadre de travail et un design global de l’entreprise autour de sa culture et au service d’une ambiance positive et créatrice de valeur, son succès es garanti sur le long terme.

Il suffit d’observer le bureau de Google pour voir comment ils s’y prennent pour attirer et retenir les meilleurs talents du monde.

La manière de travailler et de circuler doit être au cœur de l’agencement de votre espace de travail

• Existe-t-il des obstacles physiques au succès de votre travailleur? (Un éclairage médiocre, des chaises inconfortables, des trous dans le sol, des insectes de la taille des spaghettis cocker, etc.)?
• Voulez-vous encourager le déplacement physique du bureau ?
• Comment équilibrez-vous le bénéfice de la collaboration et l’inconvénient des interruptions sur la productivité ?
• Ce que vos collaborateurs estiment les rendre plus productifs (En ce qui concerne l’environnement de bureau mais aussi la rémunération, les responsabilités ou la délégation de leurs tâches)?
• Avez-vous un endroit suffisamment confortable et plus vaste pour organiser des réunions de groupe ?
• Vos espaces de réunion et vos openspaces ont-ils les équipements technologiques appropriés ?

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Maintenant, vous avez une idée de ce qu’il faut faire.

Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’exécuter votre vision … et du budget.

Il se peut que vous ne puissiez pas tout mettre en œuvre à cause ce vos limites budgétaires, mais il y a de grandes chances que vous puissiez atteindre la majeure partie de vos objectifs et apporter un gain de productivité et de bien être au travail à vos collaborateurs.

N’oubliez pas d’intégrer la culture de votre entreprise a chacune des améliorations de votre espace.

Votre choix de décoration donne un message fort, et s’il est mal choisi, il peut entrer en en contradiction avec la mission de votre entreprise.

• Êtes-vous à l’aise dans un bureau de comptable désordonné ?
• Auriez-vous confiance à une banque avec des tableaux de peinture psychédélique sur les murs ?
• Une entreprise fière de sa fabrication locale « made in France », ou de son impact sociétal qui achète des meubles dans une entreprise suédoise est elle en phase avec ses valeurs ?

A compétences égales, ce sont ce genre de détail qui peuvent décider un client ou un investisseur.

C’est également un vrai plus pour la motivation interne. Les «Box» de travail uniformes et impersonnels ne favorisent pas la créativité; Ils envoient un message de rentabilité et de conformisme.

Cependant, ces considérations ne sont pas exhaustives.

Une conception aboutie de votre espace de travail doit combiner l’éclairage, le mobilier et les couleurs pour maintenir un environnement confortable, tout en mettant à disposition les ressources nécéssaires à une productivité optimale – quelque soit la manière dont vous les définissez pour votre entreprise.

Commencez par personnaliser l’espace de travail

Veillez à ce que l’éclairage soit suffisant, les chaises ergonomiques confortables et que l’agencement des bureaux soit épuré. Des études montrent que l’éclairage est un des facteur principal affectant la productivité. Il est en effet difficile d’être productif lorsque vous ne pouvez pas bien voir.

Rendez la technologie discrète (idéalement invisible) mais parfaitement fonctionnelle pour les employés.

– par exemple, limitez l’encombrement des fils et la visibilité des alimentations tout en évitant aux collaborateurs de se plier en 2 pour brancher leurs appareils. Vous pouvez utiliser des bureaux équipés de rangement intégrés et facilement accessibles comme le Lean Desk ou le Studio Desk.

Ensuite, considérez des facteurs psychologiques plus diffus en prenant en compte dans le choix des peintures et des décorations des couleurs en phase avec l’état d’esprit le plus adapté à l’espace de travail.

Source Taktil Communication

Si possible, privilégiez une hauteur sous plafond plus élevée et une orientation qui optimise la lumière naturelle sans éblouir.

Étendez à l’ensemble de votre environnement de travail

Une fois l’espace de travail individuel des collaborateurs traité, étendez ces principes à tout votre environnement de travail. L’agencement du cadre de travail est le second facteur le plus important affectant la productivité.

Est-ce que la nature de votre travail se prête naturellement à une plus grande collaboration et à l’aménagement d’un OpenSpace ? L’idéal est d’avoir un espace disposant à la fois d’un environnement relativement ouvert et de zones plus isolées permettant une concentration optimale (sans pour autant autant créer des pièces ressemblant à des à des placards à balais).

Ajustez l’organisation de l’espace en évaluant le niveau de confort de vos employés et en particulier en matière de bruit de fond potentiel et de distractions visuelles. Ce sont les gros défauts des openspaces.

N’oubliez pas non plus l’ergonomie des espaces de collaboration. Cela s’applique à la fois aux espaces de collaboration et aux salles de réunion.

Vous voulez qu’ils soient confortables et suffisamment flexibles pour favoriser la collaboration, mais pas trop confortable non plus pour éviter les siestes de groupe. L’utilisation d’une table haute de réunion pour les revue de projets est parfaite pour allier brièveté, dynamisme et productivité.

Restez fidèle à l’image de votre entreprise

Enfin, mettez-vous la touche finale qui définit votre entreprise.

Quel est la magie de votre entreprise, la chose que vous faites si bien, et comment voulez-vous la mettre en scène pour véhiculer ce message au monde à travers votre choix de l’agencement de votre espace de travail ?

Recherchez des éléments de conception uniques qui correspondent à votre identité d’entreprise. Vous pourrez alors les faire trôner dans votre espace d’accueil ou dans l’espace de détente pour rappeler au quotidien les valeurs de votre entreprise. Si vous avez besoin d’inspiration sur les designs de bureau, le site OfficeSnapShots.com recense les meilleures réalisations aux Etats Unis.

Et voila !

En prenant en considération les besoins et les souhaits de vos employés et en travaillant à partir des espaces de travail individuels vers l’agencement de l’environnement global, vous pouvez créer un espace agréable et efficace qui reflète le style et les valeurs de votre entreprise.

Le design de votre bureau et le bien être des collaborateur doit être parfaitement aligné. Si les travailleurs sont heureux, les tâches sont accomplies, et tout va bien.

Une fois cet objectif atteint, tout ce que vous avez à faire, c’est de veiller à ce que personne ne laisse son sandwich au thon dans la poubelle de son bureau 😉