Du coworking dans les sociétés de service numériques.

Des espaces de coworking dans les sociétés de services ? Oui, les entreprises de services numériques sont en train de se transformer pour faire plus de place à la qualité de vie au travail. Leur fonctionnement particulier et les modèles d’organisations libérées donnent naissance à un nouveau type d’aménagement. Il s’agit d’espaces de travail à mi chemin entre l’espace de co-working et le hub technologique.

Qu’est ce qu’une entreprises de services numériques ?

Les entreprises de services numériques (ESN) anciennement appelées société de services en ingénierie informatique (SSII), sont des sociétés expertes dans un ou plusieurs domaines des technologies numériques. Elles accompagnent leurs clients en mettant à disposition leur savoir faire et leurs ressources (humaines) afin de réaliser des projets informatiques. Ces prestations peuvent être réalisées en régies (mise à disposition de moyens) ou au forfait (engagement sur un résultat). Dans les deux cas ce sont des ingénieurs informatiques (souvent appelés consultants) embauchés par l’ESN qui réalisent la mission chez le client.

Ainsi une ESN est une entreprise qui peut compter plusieurs dizaine, centaine, ou même milliers de collaborateurs pour les plus grandes. Pour autant la majorité de ces collaborateurs travaillent chez les clients “en mission”. Ils n’occupent donc les locaux de l’entreprise que lorsque sont entre deux missions “en inter-contrat”, lors d’événements internes ou lorsque ils ont besoin d’être formés.

De nouveaux besoins d’aménagement d’espace

Pendant des années, les locaux de ces entreprises en croissance (souvent rapide) n’étaient pas l’objet d’une attention particulière. Mais avec les nouveaux modes de management et la concurrence sur le marché autant dans le recrutement de consultants que dans l’acquisition de nouveaux clients, des locaux bien agencés deviennent un atout et parfois une pièce maîtresse dans l’organisation.

En effet, de plus en plus d’entreprises de ce secteur mettent en place un projet d’aménagement de leur espace de travail et nous sollicitent pour avoir des meubles OpenWood. Voici donc notre retour d’expérience sur ces nouveaux espaces de travail et les raisons pour lesquelles ces professionnel choisissent le mobilier OpenWood.

Recruter des talents

Dans un secteur où la concurrence pour embaucher des profils d’ingénieurs expérimentés est forte, les conditions dans lesquelles se déroulent l’entretien de recrutement est essentielle.

Les nouveaux espaces d’entretien sont généralement des espaces restreints et confortables pour 2 à 3 personnes. Ils disposent d’un mobilier minimum : une table conviviale (souvent ronde pour éviter la confrontation) et de 3 chaises. L’espace est ajourés et dispose souvent de vitrages jouant sur la transparence qui permet de voir l’activité et de capter l’ambiance de travail.

Équiper cet espace d’une table de réunion design est un bon investissement. Il témoigne au candidat l’importance pour l’entreprise de bien accueillir les futurs collaborateurs. Ils donnent une bonne impression et un signal positif à une personne qui devra généralement choisir l’entreprise avec laquelle il souhaite le plus travailler. Par ailleurs certain des produits du catalogue OpenWood sont des meubles sous licence Creative Common, souvent appelés meubles OpenSource. Ils sont donc reconnus du premier coup d’œil et appréciés de certains développeurs !

Convaincre les clients

La plupart des actions commerciales des ESN se passent chez le client. Mais lorsque l’entreprise dispose de locaux bien situés et bien agencés, faire venir le client dans ses locaux peut devenir un avantage commercial.

Les salles de réunions sont donc un lieu important de l’entreprise de services numériques. C’est non seulement l’endroit où se prennent les décisions concernant l’activité de l’entreprise, et c’est aussi l’endroit ou les partenaires et les clients signent des contrats avec l’entreprise. Les choix de décoration et de mobilier sont donc déterminant, ils doivent refléter la vision et les valeurs de l’entreprises.

Généralement, à l’instar des salles d’entretien les salles de réunion nouvelle génération sont positionnées de manière assez centrale dans l’entreprise. Les parois sont généralement en verre translucides et isolées phoniquement pour laisser passer la lumière, mais garder un espace de confidentialité. La table de réunion est généralement ovale ou ronde pour garder une bonne circulation de l’information et éviter d’être face à face. L’utilisation de matériaux nobles comme le bois apporte une touche chaleureuse.

Enfin, une table design marque toujours les esprit. Les tables de notre catalogue sont généralement assez différentes de celles que l’on retrouve sur le marché et sont souvent un sujet de discussion lorsqu’une personne la découvre. L’originalité de la démarche OpenWood est alors un excellent moyen d’affirmer de manière conviviale et détournée les valeurs de l’entreprise, de sa responsabilité en matière d’impact sociétal et environnemental. Mettre en place de nouveaux espaces de travail dans les entreprises de services numériques c’est enfin un moyen de fournir un outil supplémentaire de vente pour les commerciaux qui pourront s’appuyer sur de beaux locaux pour inviter et accueillir les clients.

Collaborer et former en inter-contrat

Lorsque les salariés sont en inter-contrat, c’est souvent l’occasion pour l’entreprise de services numériques de faire monter ses collaborateurs en compétence. Pour cela, les consultants peuvent partager ensemble leurs expertises en réalisant des formations croisées ou en mettant en oeuvre des projets de collaboration interne sur des sujets qui les intéressent.

Pour réaliser ce type d’interactions des espaces de collaboration confortables et modulaires sont nécessaires. Pour équiper ces espaces, on utilise généralement des “bench”, c’est à dire des bureaux multi-postes formant des îlots. Les consultant les occupent de manière ponctuelle, en fonction des besoins et pendant une durée de temps limité. On retrouve classiquement ce mobilier sur “les plateaux” OpenSpace, et leur première qualité est souvent plus leur prix dérisoire plus que leur design.

L’investissement dans des tables de collaboration de qualité est pourtant une excellente option que de plus en plus d’entreprises considèrent. Plusieurs raisons à cela :

L’utilisation de tables de collaborations design contribue à l’esthétique et à la qualité de vie au bureau. En mettant en place des tables en bois par exemple, il est possible de créer une zone de travail nomade accueillante qui permet à un groupe de travail de s’y installer pour collaborer 1 heure ou 1 mois.

La période d’inter-contrat est une période d’incertitude pour le consultant qui en profite parfois pour rechercher d’autres missions dans d’autres entreprises concurrentes. En fournissant un cadre de travail confortable et agréable, la société qui opte pour des bureaux de qualité crée indirectement un point de comparaison subjectif, une barrière pour les concurrents.

Augmenter la QVT pour les services supports.

Une partie des collaborateurs des entreprises de services numériques sont en permanence dans les locaux. Ce sont les équipes support (Finance et surtout RH), les équipes de management ainsi que les équipes commerciales. Pour ces équipes qui sont parfois contraintes à des pics d’activité, la qualité de vie au travail au quotidien est importante. L’espace de travail doit être confortable et structuré pour répondre à l’ensemble des besoins. Les nouvelles organisation de l’espace de travail s’attachent d’ailleurs en particulier à :

Créer des espaces de travail sédentaires (qui peuvent être attitrés ou non) spacieux et confortables. Bien positionnés et bien éclairés, avec des  espaces de rangement pratiques à proximité.

Mettre à disposition un espace de vie au travail. Qui dit qualité de vie, dit vie !
Les nouveaux espaces de travail intègrent souvent une cuisine équipée qui permet aux salariés de réchauffer des plats et même parfois de faire la cuisine. Certaines sociétés peuvent même organiser des ateliers de cuisine ou faire venir des chefs lors d’occasions spéciales ! Les cafétérias ont étés remplacées par des restaurants d’entreprises et parfois même des cafés ou des brasseries d’entreprises. Permettant de réaliser des déjeuner d’affaires directement au sein de l’entreprise, ou d’inviter un client à prendre le café pour discuter de son projet.

Les espaces de vie au travail c’est aussi un espace de détente, disposant d’activités ludiques (babyfoot, ping pong ou de jeux vidéos) et de zones de repos avec des poufs ou de la moquette épaisse pour faire la sieste.

Penser aux espaces de commodités. Ils sont des espaces souvent oubliés de l’aménagement des espaces de travail. S’il est besoin de le rappeler, un espace toilette accueillant (sobre, claire, bien entretenu et avec de beaux mobiliers) a son importance. Il est le point de passage de l’ensemble du personnel de la société et des personnes externes.
Les nouveaux modes d’agencement inévitablement la douche dans les espaces de commodité. La qualité de vie au travail passe aussi par la possibilité de faire du sport sur son temps de pause ou d’utiliser le vélo comme moyen de transport. Pouvoir prendre une douche sur son lieu de travail est donc une attente de plus en plus forte des salariés.

Faire une bonne première impression. L’espace d’accueil est enfin un des espaces les plus important de la société de services numériques. C’est l’endroit où patientent les visiteurs de la société (fournisseurs, clients, consultants, etc…). Cet espace doit donc être l’étendard de la société et exprimer l’ensemble des messages fort qui font l’identité de l’entreprise. L’utilisation d’un sofa confortable permet de mettre à l’aise, et la mise à disposition d’une table basse et de prises (ou mêmes d’adaptateurs pour chargeurs de téléphones) permet aux personnes qui patientent de pouvoir utiliser leurs équipements s’ils le souhaitent.
Le positionnement de ces espaces est important, il doit permettre aux visiteurs d’observer l’activité de l’entreprise (sans la perturber) et de se faire ainsi une bonne idée de l’ambiance de travail et du professionnalisme (parfois jovial, mais tellement humain) des collaborateurs.

Créer une culture d’entreprise forte.

Les nouveaux espaces de travail dans les entreprises de service numériques sont avant tout un moyen d’exprimer et d’aligner les collaborateurs sur sa culture d’entreprise. En effet, les sociétés de services numériques sont des entreprises qui connaissent généralement une croissance soutenue. Comme toutes les entreprises en croissance, elles ont besoin de créer une culture d’entreprise forte pour que les collaborateurs restent alignés avec la mission de l’entreprise et qu’ils portent un message différencié et original à tous les niveaux de l’activité.

En optant pour un mobilier qui porte des valeurs fortes (fabrication artisanale, locale, finition bio, circuits-courts, etc…) l’entreprise investit aussi dans une forme de communication. Elle exprime aux collaborateurs, aux clients, aux talents en recrutement, aux partenaires la volonté d’avoir un impact positif, que la croissance de l’entreprise ne se fait pas au détriment de l’homme et de l’environnement.

Devenir un hub

Créer une culture d’entreprise forte c’est aussi créer une communauté. Faire en sorte que la collaboration dépasse les cadres pré établis et que l’entreprise impulse une dynamique de création de valeur. Les sous traitants d’un jours seront peut être les collaborateurs de demain, les clients d’un jours, les prescripteurs de demain, etc…

C’est pour cela que les entreprises de services numériques intègrent maintenant dans la conception de leurs espaces de travail des zones modulables permettant d’accueillir des événements. Ce sont souvent des “meetups”, conférences conviviales basées sur l’expertise métier de l’entreprise. Ces réunions peuvent aussi présenter des retours d’expériences clients concernant les mises en oeuvre de solutions innovantes ou de déploiement de projet. Dans tous les cas, elles ont pour vocation à faire des locaux de l’entreprise un point de ralliement de sa communauté et de créer des effets de réseau pour développer son activité.

Des espaces de coworking dans les sociétés de services numériques

En synthèse, l’ESN moderne doit à accueillir des travailleurs permanents, des travailleurs nomades, permettre de se réunir le tout dans un environnement convivial et propice au développement d’une communauté. Rien d’étonnant que à ce que ces entreprises prennent comme modèle les espaces de co-working pour la conception de leurs nouveaux espaces.

C’est en effet l’une des constantes que nous avons observé dans les projets d’agencement qui intègrent le mobilier OpenWood. Et à juste titre, puisque les espaces de co-working ou tiers lieu de travail répondent par nature exactement à cette demande. Il sont l’évolution naturelle de d’un environnement de travail en milieu non contraint et donc l’expression la plus pure des besoins en matière d’espaces de travail.

C’est pour cette raison qu’il est plus simple pour une ESN d’adapter à son activité de service numérique les pratiques et les schémas d’agencement des espaces de co-workings, plutôt que de chercher à recréer ce type d’espace à partir des catalogues de vendeurs bureaux traditionnels. Il est fort à parier que les espaces de coworking dans les sociétés de services vont se généraliser dans les prochaines années.

 

Une question, un conseil, un projet ? Contactez-nous !