Avec plus de 2 000 espaces de coworking ouverts dans le monde, dont plus de 600 en France et de nouveaux espaces ouvrant leurs portes presque tous les jours, la concurrence le marché commence à se faire sentir. De grands acteurs commencent à voir le jour et se déploient dans toutes les grandes villes. Il est donc de plus en plus important pour des espaces déjà implantés ou pour des personnes qui souhaitent créer un espace de coworking de se positionner sur des standards élevés en terme de qualité.

Impossible de ne pas mentionner WeWork La Fayette : un des plus beaux espace de coworking à Paris
Impossible de ne pas mentionner WeWork La Fayette : un des plus beaux espace de coworking à Paris

Contribuer à créer une expérience positive qui démocratise l’usage est non seulement important pour le développement du coworking en général, mais c’est aussi une manière purement économique d’assurer la longévité de ce qui est malgré tout une entreprise.

Comme nous sommes de plus en plus en contact avec des projets qui visent à créer un espace de coworking et sollicités pour participer à l’aménagement, nous avons compilé dans cet article 7 bonnes pratiques et observations faites chez nos clients ou empruntées aux influenceurs du secteur.

Même si chaque espace de coworking est différent ces sept éléments ont particulièrement retenu notre attention dans les cahier des charges des espaces qui nous consultent. Nous pensons donc que leur intégration  pour créer un espace de coworking ou pour réaménager un espace existant pourrait vous aider à rendre votre projet plus durable et plus efficace.

1. Une décoration intérieure (très très) soignée

La première chose que les clients et futur clients remarquent en entrant dans un espace de coworking c’est la décoration intérieure et l’ameublement. C’est un fait, en entrant dans un espace on sait en quelques secondes si on pourrait s’y installer pour travailler ou pas – sans d’ailleurs même s’être assis à un poste ni même avoir parlé à un seul membre ! Ensuite en discutant avec les gérant on peu changer d’avis, mais bien souvent on ne fait que rationaliser la décision basée sur la première impression.

L’Open Space Cozy de Cowork’in Rennes

C’est donc sans surprise que les nouveaux projets d’espaces de coworking portent une attention très soutenue à la décoration intérieure. Elle reflète souvent les principes fondamentaux de l’espace et essai de s’aligner avec les valeurs de public visé. C’est effectivement assez bluffant de voir a quel point les espaces qui font vraiment l’effort de travailler sur ce point peuvent se développer rapidement.

Décoration du Morning Coworking de La Défense

La décoration l’intérieur est un art très pointu qui contribue largement à créer un espace de coworking disposant un environnement de travail agréable. Un architecte d’intérieur nous confiait récemment que la décoration d’intérieur peut être utilisée pour influencer les humeurs, orienter certains comportements ou même inciter à l’échange et à la collaboration. Un aménagement d’intérieur peut ainsi conduire le même espace à devenir un environnement calme et silencieux ou un environnement ouvert, dynamique et énergique où les gens deviennent rapidement amis et associés. En d’autre termes, aménager un espace est tout un art et faire appel à un spécialiste est largement payant sur le long terme.

Great #coworking space at Lodge - Yahoo Japan 👌 You can spot some Team Desk
Exemple de l’art du zen dans la déco : le superbe espace de Coworking de Lodge – Yahoo au Japon. On y trouve d’ailleurs une table Team Desk

 

2. Une combinaison subtile d’espaces

Pour tirer le meilleur parti des espace, la tendance que nous avons repérée en terme d’agencement est la combinaison de plusieurs “zones” :

  • des bureaux pour les personnes en itinérance : ces zones de collaboration sont souvent des bureaux partagés pour quatre ou six personnes maximum. Elles permettent de limiter les discussions sans les proscrire et sont souvent délimitées visuellement pour conserver une forme d’intimité et de concentration.
Exemple de bureaux itinérants au Mix coworking à Lyon
  • des bureaux permanents : ce sont souvent (mais ce n’est pas une règle) des bureaux individuels ou partagés mais qui disposent d’un espace bien défini (à l’aide de petites cloisons par exemple). Ils sont aussi souvent accompagnés de rangements fermés qui permettent aux personnes de laisser quelques affaires d’un jour sur l’autre.
Image associée
Exemple de bureaux permanents au Mix coworking à Lyon
  • des lieux de brainstorming : ce sont des espaces privés assez isolé phoniquement qui permettent de regrouper une équipe et de travailler en commun. Elles disposent généralement de murs sur lesquels on peut écrire et d’une table pratique pour se regrouper à de 4 ou 8 personnes.
Exemple d’espace ouvert propice au brainstorming au Mix coworking à Lyon
  • un espace de réception : c’est souvent d’ailleurs l’espace de bureaux itinérants dans lequel on pousse les bureaux ou l’espace de réunion qu’on peut ouvrir pour en augmenter la capacité. Comme nous le verrons plus loin, recevoir des événements est un élément essentiel dans la stratégie de développement du coworking. C’est souvent grâce à l’utilisation de mobilier modulaire voir même démontable que des espaces de petite superficie arrivent malgré tout à tirer leur épingle du jeu.
Exemple d’espace d’accueil au Mix coworking à Lyon
  • des espaces calmes où les gens peuvent se concentrer pour faire des tâches minutieuses ou pour réaliser leur réflexion stratégique. Parfois ces espaces sont aussi isolés phoniquement (un peu comme des cabines) pour permettre à la personne de ne pas entendre le bruit ambiant ou à l’inverse pour pouvoir faire une téléconférence ou un appel téléphonique sans déranger.
Exemple de bureaux individuels au Mix coworking à Lyon
  • et généralement une salle de réunion pour ceux qui reçoivent des clients de manière régulière. Elle peut être identique à la salle de travail en équipe, mais nous avons remarqué que de plus en plus elle diffère. Alors que la salle de travail en équipe met l’accent sur l’aspect fonctionnel, la salle de réunion est là pour poser un cadre agréable, qui reflète les valeurs de la communauté du co-working. Elle dispose généralement d’une table ronde ou ovale pour pour favoriser un échange calme et en confiance. C’est aussi parfois une salle qui peut être reconfigurée pour recevoir un événement type meetup. Enfin, la décoration y est souvent beaucoup plus soignée dans cette salle que dans les autres.
Exemple de salle de réunion Mix coworking à Lyon

Même si l’espace de co-working est destiné à travailler ensemble, il n’en reste pas moin que pour être productif la notion de confort de travail et de tranquillité est importante. Selon Bureaux à partager, la bonne répartition entre les espaces privatifs et les espaces commun semble être 40% d’espaces commun pour 60% d’espaces privatifs. C’est effectivement ce que nous retrouvons en général sur les projets d’agencement.

3. Un travail sur les émotions

La présence d’oeuvre d’art est devenue très fréquente – il peut être funky, post-moderne, conservateur, être issu d’un artiste local… peu importe. Tout dépend des personnes qui fréquentent l’espace de coworking. Dans tous les cas cependant, nous notons la présence de plus en plus régulière d’une pièce, sinon plusieurs dont la fonction est d’inspirer les personnes (même si on se demande parfois si ce n’est pas pour distraire). L’art crée de l’émotion c’est sans doute cela qui apporte le côté je ne sais quoi à certains espaces espace.

coworking
Coworking anversois Fosbury & Sons, source Office et Culture.

Autre type d’émotion que peut susciter un espace c’est l’agacement lié aux nuisances sonores. L’acoustique du lieu est une chose qui est en effet de plus en plus étudiée lorsqu’on souhaite créer un espace de coworking. C’est en effet compréhensible, une mauvaise acoustique peut engendrer des effets de brouhaha et faire ressembler un espace de coworking à un hall de gare. Beaucoup de projets font maintenant appel à un professionnel de l’agencement pour déterminer la meilleure façon de minimiser le bruit, c’est en enjeu majeur pour un espace de coworking.

Coworking anversois Fosbury & Sons, source Office et Culture
Coworking anversois Fosbury & Sons, source Office et Culture

 

4. Créer un espace de coworking c’est créer une marque

Le coworking n’est pas qu’une affaire d’espace. On observe que les noms, les logos, le matériel de marketing et l’identité numérique sont des marqueurs fort de la communauté et ses membres.

On peut en effet agencer le plus bel espace du monde si il n’arrive pas à pas à se faire connaître auprès de sa cible, il restera vide ou pire il deviendra un bureau partagé sans âme. Les projets les plus réussis sont souvent ceux qui ont travaillé leur marketing et leur identité en fonction de l’implantation et de l’adéquation avec les communautés locales cible.

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La Cordée Gare de Lyon

Le nom du lieu à nécessairement une incidence sur le logo. Ensemble ils peuvent influencer la fameuse perception initiale perceptions initiales du client qui entre pour la première fois dans l’espace.

Le premier endroit d’ailleurs où apparaît généralement ce logo est sans aucun doute le site Web. Un site de bonne qualité (et des comptes sur les médias sociaux) est devenu essentiel pour exprimer les valeurs et le dynamisme d’un espace de coworking. On y retrouve souvent des images des locaux (visites 360°) et de la communauté en action. Pa surprenant lorsqu’on sait que le premier facteur de décision pour rejoindre un espace de coworking est la la possibilité de développer son réseau.

Créer son espace de cowking

On remarque que les codes de la marque (les graphismes, les couleurs, etc…) sont souvent clairement identiques sur le web et dans l’espace. C’est pour cela que souvent les logos sont visibles à l’extérieur et à l’intérieur de l’espace.

Exemple de site La Cordée Gare de Lyon

Un espace disposant d’un agencement soigné à généralement peu de mal à trouver des locataires. En faisant travailler des artistes locaux et en choisissant du mobilier fabriqué localement par des artisans, ces espaces récupèrent largement en communication ce que d’autres économisent à peine chez un fabricant suédois.

Exemple La Cordée à Paris Gare de Lyon
Exemple La Cordée à Paris Gare de Lyon

En effet, une communauté se construit généralement autour de valeurs partagées. Ces valeurs s’impriment dans l’esprit des gens à traver l’émotion que leur procure le lieu et à travers la narration qu’il entretient.

5. Il faut savoir partager et savoir recevoir

Organiser des événements est un moyen efficace de transformer l’audience virtuelle que construit l’espace de coworking sur les réseaux sociaux en audience physique. En invitant les personnes clés de la communauté : influenceurs, clients potentiels, ou personnalités à réunir leur audience et à venir s’exprimer dans votre lieu l’espace de coworking créé un point de contact physique avec l’histoire racontée par sa marque sur les canaux numériques.

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The Social Workplace Conference au Remix Coworking à Paris

En plus d’être un moyen de faire la promotion de l’espace, la réalisation d’événements est généralement aussi une source de revenus. Ces événements peuvent ainsi faire par exemple faire l’objet d’une adhésion spécifique et permettre à une entreprise qui ne dispose pas des locaux appropriés de réaliser ses meetups réguliers.

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Exemple de meetup organisé à Le 71 Montreuil

C’est en effet la majorité établissements qui utilisent les événements souvent appelés “Meetups” pour attirer les startups, les freelances, les TPE et les grand groupes afin de les transformer en clients. En général, si les tarifs sont raisonnables et que la magie opère on vois souvent les espaces décoller très rapidement et les coworkeurs potentiels se bousculer au portillon.

Dans certains projets sur lesquels nous avons collaborés les espaces de réception sont limités pour favoriser une occupation maximum de l’espace par des postes de travail. C’est souvent un calcul financier compréhensible qui vise à maximiser les revenus récurrents, mais qui peut parfois s’avérer moins pertinent du point de vue de la stratégie de développement. Aussi nous conseillons souvent dans ce cas de mettre en place dans les espaces dédiés à l’itinérance du mobilier transformable ou même démontable. L’utilisation de canapés avec des tablettes d’appoint par exemple ou de bureaux démontables très rapidement à l’aide de clés Allen permettent de transformer rapidement un espace pour accueillir un meetup.

6. Développer une communauté et culture autour de ses valeurs

Lorsque nous demandons à nos clients ce qui fait la différence entre un espace de coworking et un simple espace de travail partagé, la réponse est toujours même : la communauté. L’ouverture et la gestion d’un espace de coworking ne se limitent en effet pas à ouvrir les portes d’un immeuble rempli de bureaux, de fauteuils ergonomiques et d’une connexion wifi.

Si, comme nous l’avons vu précédemment, si la clé pour attirer les travailleurs dans un espace semble résider dans l’image de marque qui est diffusée, la clé pour les retenir est sans aucun doute la pertinence et la valeur qu’apporte la communauté. Logique après tout, sommes tous des êtres humains et nous avons tous besoin d’attention, de donner et de recevoir.

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Exemple de co-lunch au Remix coworking à Paris.

Il est donc intéressant de voir tous les mécanismes utilisés par les personnes qui ont réussi à créer un espace de coworking pour développer et animer leur communauté. Ces communautés sont souvent inclusives, fondées sur des valeurs communes, des traits culturels partagés et sur un ensemble de règles non contraignantes mais garantissant le respect du travail de chacun. Les valeurs sont souvent des valeurs humaines, d’entraide, de proximité, de circuits-courts, de responsabilité face à l’impact sociétal et environnemental.

Exemple de photos de membres à la Cordée Gare de Lyon.

Par exemple, des panneaux photos présentant les membres de l’espace, des news-letters régulières sur les nouveaux événements dans l’espace ou les événements passés qui ont mise en valeurs certains membres, des offres spéciales réservées occupants, des possibilités de formation et des outils de travail à distance sont quelques exemple de valeur ajouté qu’essaient d’apporter les coworking que nous avons pu aider.

7. Un bon niveau d’équipements

Comme mentionné dans les étapes précédentes, les co-workeurs s’attendent à un minimum d’équipements l’espace de coworking.

À la Mutinerie, espace de coworking parisien
La Mutinerie, espace de coworking parisien. Source : Wedemain.

Cela inclut de manière non exhaustive, les fauteuils ergonomiques et les bureaux, l’accès au wifi (d’excellente qualité), l’accès aux imprimantes et aux copieurs, une cuisine (même basique), une cafetière, des douches, un vestiaires et des toilettes.

Même si le prix du mètre carré dicte souvent la configuration de l’espace, il ne faut pas avoir peur de faire un effort supplémentaire et d’investir dans des choses qui facilitent la vie des membres. C’est un choix qui est largement payant qui se manifestent clairement par de meilleurs taux d’occupation des postes et de faibles turn-over.

Conclusion

Le projet d’agencement est crucial pour créer un espace de coworking et pour assurer sa réussite. L’idéal est de passer par une société spécialisée en architecture d’intérieur (souvent affiliée au CFAI) ou par des spécialistes de l’agencement de bureau (qu’on appelle parfois les space planners). Si vous souhaitez intégrer notre mobilier dans votre agencement, n’hésitez pas à nous contacter. Nous pourrons ainsi vous mettre en relation avec des professionnels compétents qui sauront mener à bien votre projet ou si vous avez déjà une idée précise de votre projet vous conseiller sur l’utilisation optimale de notre mobilier.

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